Как правильно оформить прием на работу руководителя компании

Оформление руководителя компании обычно включает два блока документов: корпоративные документы о назначении и кадровые документы о трудовых отношениях. Конкретный набор зависит от организационно-правовой формы, устава и того, кто принимает решение о назначении, но общий порядок можно выстроить заранее.

Главное - не ограничиваться одним приказом. Сначала должно быть надлежащее решение о назначении руководителя, затем трудовой договор или контракт, приказ о вступлении в должность и уведомление регистрирующего органа о новом лице, которое действует от имени организации.

Кто принимает решение о назначении

Назначение руководителя относится к компетенции высшего органа управления организации или собственника имущества. Для общества с ограниченной ответственностью (ООО), общества с дополнительной ответственностью (ОДО), акционерного общества (АО) и похожих форм это обычно общее собрание участников или акционеров. Если участник один, оформляется решение единственного участника. Для унитарного предприятия решение принимает собственник имущества.

Такое решение нужно оформить тем документом, который соответствует форме компании: протоколом общего собрания, решением единственного участника или решением собственника имущества. В документе желательно прямо указать, кого назначают руководителем, с какой даты, на какую должность и кто уполномочен подписать с ним трудовой договор или контракт.

Судебная практика по корпоративным спорам исходит из того, что решение о назначении руководителя должно приниматься правомочным органом и при наличии необходимого кворума. Если собрание было неправомочным, назначение могут оспорить, а действия назначенного директора - поставить под сомнение.

Как оформить трудовые отношения с руководителем

После корпоративного решения с руководителем оформляют трудовые отношения. На практике с руководителем организации часто заключается контракт, то есть срочный трудовой договор, в письменной форме.

В контракте с руководителем особенно важно проверить срок и компенсационные условия. В нем обычно указывают срок действия контракта, который должен быть не менее одного года, условия оплаты труда, обязанности, режим работы и иные существенные условия.

Отдельное внимание стоит уделить компенсации при досрочном расторжении договора по решению собственника или уполномоченного органа. Такое условие связано со статьей 259 Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК), которая регулирует особенности прекращения трудового договора с руководителем организации. В судебной практике по спорам, связанным с контрактной формой найма, отсутствие условия о компенсации при досрочном расторжении может иметь существенное значение при оценке законности увольнения.

Также в контракте следует предусмотреть минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника, если контракт досрочно расторгается из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения его условий по вине нанимателя. Формулировки лучше сверить с кадровой практикой компании и актуальной редакцией трудового законодательства.

Приказ о вступлении в должность

После подписания трудового договора или контракта новый руководитель издает приказ о вступлении в должность. Это внутренний организационный документ, который фиксирует начало выполнения полномочий руководителя.

В приказе обычно указывают основание назначения: протокол общего собрания, решение единственного участника или решение собственника имущества, а также дату вступления в должность. Если в компании нужно передать документы, печати, ключи, доступы к банку, бухгалтерским системам и электронным сервисам, это лучше оформить отдельным актом или внутренним распоряжением.

Уведомление регистрирующего органа

После назначения или замены руководителя организация должна уведомить регистрирующий орган по месту своего нахождения. По пункту 22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования уведомление о назначении или замене руководителя направляется в течение 10 рабочих дней со дня назначения.

Уведомление подается по форме, установленной Министерством юстиции. Его можно представить на бумажном носителе или в электронном виде, если такой способ доступен для конкретной ситуации.

Регистрирующий орган вносит сведения о руководителе в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР). Согласно Инструкции о порядке ведения ЕГР, сведения вносятся датой назначения руководителя, указанной в уведомлении.

В уведомлении обычно отражаются наименование регистрирующего органа, полное наименование юридического лица, регистрационный номер, отметка о назначении или замене руководителя, сведения о руководителе, его подпись или подпись иного уполномоченного лица и дата.

Кадровые документы после назначения

Даже если руководитель назначается корпоративным решением, кадровое оформление все равно нужно довести до конца. Обычно в комплект входят:

• трудовой договор или контракт;
• приказ о вступлении в должность;
• запись в трудовой книжке;
• личная карточка работника;
• документы об ознакомлении с локальными правовыми актами под подпись.

В записи в трудовой книжке важно корректно указать основание приема или назначения: решение, протокол и приказ. Если руководитель одновременно является участником или собственником, это не отменяет необходимости аккуратно оформить кадровые документы, если с ним устанавливаются трудовые отношения.

Когда нужны дополнительные проверки

Перед назначением стоит проверить устав и специальные требования к должности. Устав может устанавливать срок полномочий руководителя, порядок его избрания, кворум, требования к большинству голосов, лицо, которое подписывает контракт, и ограничения на совмещение.

Для отдельных видов деятельности могут действовать квалификационные требования к руководителю. Например, для микрофинансовых организаций в административных процедурах упоминаются требования к образованию руководителя: высшее юридическое или экономическое образование либо другое высшее образование вместе с переподготовкой по юридическому или экономическому профилю. Поэтому перед назначением полезно проверить не только общие правила, но и специальные требования к виду деятельности компании.

Практический чек-лист

Перед тем как считать прием руководителя оформленным, проверьте пять блоков:

1. Принято корпоративное решение о назначении руководителя правомочным органом.
2. С руководителем подписан трудовой договор или контракт с обязательными условиями.
3. Издан приказ о вступлении в должность.
4. В течение 10 рабочих дней направлено уведомление в регистрирующий орган.
5. Заполнены кадровые документы: трудовая книжка, личная карточка и документы об ознакомлении с локальными актами.

Если организационно-правовая форма нестандартная, есть единственный участник, иностранный участник, специальные лицензируемые виды деятельности или спор между участниками, порядок лучше проверить до назначения. Ошибка на первом этапе может затем повлиять на полномочия руководителя, регистрацию сведений в ЕГР и действительность его действий от имени компании.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Беларусь, в том числе статья 259 об особенностях прекращения трудового договора с руководителем организации.
• Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, пункт 22 о сроке уведомления регистрирующего органа при назначении или замене руководителя.
• Инструкция о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, пункт 17 о внесении сведений о назначении руководителя.
• Форма уведомления о назначении или замене руководителя, установленная в рамках реализации Декрета N 1.
• Судебная практика по корпоративным спорам о правомочности решений о назначении руководителя и по трудовым спорам, связанным с контрактной формой найма.

Этот материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.