Смена руководителя юридического лица обычно состоит из двух частей. Сначала внутри организации принимают решение о прекращении полномочий прежнего руководителя и назначении нового. Затем сведения о новом руководителе передают в регистрирующий орган, чтобы они были внесены в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР).
Ошибки на первом этапе могут привести к спору между участниками или акционерами, а ошибки на втором - к расхождению между фактическим руководителем и сведениями в ЕГР. Поэтому процедуру лучше выстроить последовательно: проверить устав, правильно созвать орган управления, оформить решение и вовремя подать уведомление.
Кто принимает решение о смене руководителя
Решение принимает орган, который уполномочен на это уставом и законодательством. В зависимости от организационно-правовой формы и содержания устава это может быть общее собрание участников или акционеров, совет директоров либо наблюдательный совет.
В судебной практике по делам о признании сделок и корпоративных решений недействительными отдельно подчеркивается, что образование исполнительных органов и досрочное прекращение их полномочий относится к компетенции общего собрания акционеров, если иное не установлено уставом. Поэтому первый практический шаг - открыть устав и проверить, какой орган вправе назначать и освобождать руководителя именно в вашей организации.
Если решение принимает единственный участник, обычно оформляется письменное решение единственного участника. Если участников несколько, проводится собрание и оформляется протокол.
Как созвать собрание без риска оспаривания
Если вопрос решается на общем собрании, особенно важно правильно сформулировать повестку дня и уведомить участников.
По подходу, отраженному в тематическом обзоре практики рассмотрения дел, связанных с признанием сделок недействительными, общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, которые не были включены в повестку дня. Исключение возможно, когда в собрании участвуют все лица, имеющие право голоса, и они единогласно согласны рассмотреть дополнительный вопрос.
Это означает, что в повестке лучше прямо указать оба вопроса:
- о прекращении полномочий прежнего руководителя;
- о назначении нового руководителя.
Если в повестке есть только увольнение прежнего директора, но нет назначения нового, решение о назначении может стать уязвимым для оспаривания.
Участников нужно известить письменно. В судебной практике обращается внимание на уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении или вручение лично под роспись не позднее чем за 10 дней до даты собрания. Нарушение срока уведомления может повлиять на действительность решения.
Например, в одном из описанных судебных подходов решение внеочередного собрания об увольнении директора и назначении нового было признано недействительным, поскольку акционер получил уведомление только за 4 дня до собрания, а вопрос о назначении нового руководителя не был включен в повестку.
Что указать в решении или протоколе
В решении единственного участника или протоколе собрания нужно зафиксировать саму смену руководителя и ключевые даты. Обычно указывают:
- дату прекращения полномочий прежнего руководителя;
- дату назначения нового руководителя;
- должность нового руководителя;
- фамилию, собственное имя, отчество нового руководителя;
- дату рождения, гражданство, место жительства и идентификационный номер, если эти сведения понадобятся для уведомления;
- лицо, ответственное за подачу уведомления в регистрирующий орган.
Дата назначения имеет практическое значение, потому что от нее считается срок подачи уведомления. Если новый руководитель также принимается на работу по трудовому договору или контракту, кадровые документы нужно согласовать с корпоративным решением: приказ, контракт, дата начала работы и полномочия должны не противоречить протоколу или решению участника.
Когда и куда подавать уведомление
После назначения или замены руководителя юридическое лицо должно направить в регистрирующий орган уведомление о назначении или замене руководителя. В пункте 22 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования указан срок - в течение 10 рабочих дней со дня назначения или замены руководителя.
Уведомление подается по форме, установленной Министерством юстиции. Из документа "О реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. N 1" следует, что в уведомлении отражаются данные о юридическом лице, новом руководителе и, при замене, прежнем руководителе.
Обычно в уведомлении указывают:
- наименование регистрирующего органа;
- полное наименование юридического лица;
- регистрационный номер юридического лица;
- что именно произошло: назначение или замена руководителя;
- фамилию, собственное имя, отчество нового руководителя;
- дату рождения, гражданство, место жительства по данным регистрационного учета и идентификационный номер нового руководителя;
- должность и дату назначения;
- сведения о прежнем руководителе и дату прекращения его полномочий, если руководитель заменяется;
- подпись руководителя или уполномоченного лица и дату уведомления.
Подать уведомление можно на бумажном носителе лично или по почте. Также пункт 22 Положения о государственной регистрации и ликвидации допускает подачу в электронном виде с электронной цифровой подписью руководителя или уполномоченного лица.
Как сведения попадают в ЕГР
После получения уведомления регистрирующий орган вносит сведения о новом руководителе в ЕГР датой, указанной в уведомлении. Такой порядок следует из пункта 17 Инструкции о порядке ведения ЕГР.
Пункт 22 Положения о государственной регистрации и ликвидации также предусматривает, что регистрирующий орган в течение 3 рабочих дней передает сведения в Министерство юстиции для включения их в ЕГР.
На практике после подачи уведомления стоит проверить, обновились ли сведения в ЕГР. Это особенно важно, если новый руководитель должен подписывать договоры, банковские документы, документы для государственных органов или участвовать в электронных процедурах от имени организации.
Что делать, если уведомление не подали вовремя
Просрочка уведомления не отменяет сам факт корпоративного решения, но создает риск расхождения между внутренними документами и публичными сведениями в ЕГР.
Пункт 17 Инструкции о порядке ведения ЕГР предусматривает, что дата окончания полномочий прежнего руководителя может быть внесена в ЕГР и на основании других документов, подтверждающих прекращение отношений с юридическим лицом. К таким документам могут относиться копия трудовой книжки, гражданско-правового договора, решение высшего органа управления, решение суда, а также информация из Фонда социальной защиты населения (ФСЗН).
Если уведомление не было направлено в срок, лучше не затягивать исправление ситуации: подготовить уведомление, приложить подтверждающие документы при необходимости и отдельно проверить, какие сведения сейчас отражены в ЕГР.
Если руководитель умер или не может исполнять обязанности
В случае смерти руководителя регистрирующий орган может внести сведения о прекращении полномочий на основании свидетельства о смерти. Пункт 17 Инструкции о порядке ведения ЕГР также предусматривает случаи, когда основанием может быть решение суда об объявлении гражданина умершим, признании недееспособным или безвестно отсутствующим.
Даже в такой ситуации организации обычно нужно назначить нового руководителя через компетентный орган управления и подать сведения о нем в регистрирующий орган. Иначе у юридического лица может возникнуть практическая проблема с подписанием документов и представлением интересов.
Когда нужны дополнительные проверки
Если организация занимается лицензируемым видом деятельности, одного корпоративного решения может быть недостаточно. Для некоторых сфер к руководителю предъявляются специальные требования: образование, квалификационная категория, специальная подготовка, стаж или отсутствие определенных ограничений.
На это указывает практика по вопросам соответствия Конституции положений о лицензировании отдельных видов деятельности. Поэтому перед назначением нового руководителя нужно проверить не только устав и регистрационную процедуру, но и лицензионные требования к конкретной деятельности организации.
Практический порядок действий
Перед сменой руководителя удобно двигаться по короткому чек-листу.
Сначала проверьте устав и определите, какой орган вправе назначать и освобождать руководителя. Затем подготовьте повестку дня так, чтобы в ней были прямо отражены прекращение полномочий прежнего руководителя и назначение нового.
После этого письменно уведомите участников или акционеров о собрании, соблюдая срок не менее 10 дней, если применяется такой порядок созыва. Проведите собрание или оформите решение единственного участника, зафиксируйте даты прекращения и назначения.
Далее подготовьте уведомление по форме Министерства юстиции и подайте его в регистрирующий орган в течение 10 рабочих дней со дня назначения или замены руководителя. После подачи проверьте сведения в ЕГР.
Если руководитель будет работать по контракту или трудовому договору, параллельно оформите кадровые документы. Если деятельность лицензируется, заранее убедитесь, что новый руководитель соответствует специальным требованиям.
Нормативная база
- Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, пункт 22.
- Документ "О реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. N 1" в части формы уведомления о назначении или замене руководителя.
- Инструкция о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, пункт 17.
- Тематический обзор практики рассмотрения дел, связанных с признанием сделок недействительными.
- Практика по вопросам соответствия Конституции положений о лицензировании отдельных видов деятельности.
Этот материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.