В этой ситуации главная задача руководителя - не ждать возвращения главного бухгалтера, а быстро восстановить управление платежами и документально оформить трудовой конфликт. Просрочка зарплаты и кредитных платежей может создать для организации и руководителя отдельные риски, поэтому сначала нужно решить срочные платежи, а уже затем заниматься увольнением или заменой бухгалтера.
Даже если вы не умеете работать с интернет-банком, наличие доступа к системе уже позволяет обратиться в банк за практической помощью. Банк может объяснить порядок работы с системой дистанционного банковского обслуживания (ДБО), а при необходимости подсказать, как оформить платежные документы на бумаге.
Сначала нужно провести срочные платежи
Начать стоит со звонка в обслуживающий банк. Объясните, что главный бухгалтер не выходит на работу, платежи по зарплате и кредиту просрочены, а у руководителя есть доступ к интернет-банку, но нет практического опыта работы с ним.
По Инструкции о банковском переводе платежные поручения в системе дистанционного банковского обслуживания формируются как электронные документы и подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Поэтому нужно выяснить у банка два вопроса: есть ли у вас действующий ключ ЭЦП для подписи платежей и какие действия нужно выполнить, чтобы отправить платежные поручения.
Если ключа ЭЦП нет, он заблокирован или вы не знаете порядок его использования, не стоит пытаться действовать наугад. Попросите банк провести вас по процедуре или уточните, можно ли лично приехать в отделение и подать платежные поручения на бумажном носителе. Для руководителя в такой ситуации важен не формат платежа, а его оперативное исполнение.
Отдельно свяжитесь с банком по кредиту. Нужно сообщить о причине просрочки, уточнить сумму задолженности и порядок погашения, а также попросить разъяснить, какие штрафные санкции уже начислены или могут быть начислены. Банк не обязан автоматически освобождать организацию от последствий просрочки, но своевременное обращение иногда помогает договориться о более мягком порядке урегулирования.
Почему зарплату нельзя откладывать
Выплата заработной платы работникам должна быть приоритетом. Нарушение сроков выплаты зарплаты без уважительных причин создает риск ответственности и может оцениваться как грубое нарушение трудовых обязанностей руководителя.
Такой подход отражен в судебных разъяснениях о применении законодательства при рассмотрении гражданских дел о прекращении трудовых договоров: нарушение порядка и сроков выплаты заработной платы относится к существенным нарушениям, которые могут иметь самостоятельные последствия для руководителя. Поэтому ссылаться только на отсутствие главного бухгалтера как на причину бездействия опасно.
Если платежи фактически может подписать только конкретное лицо, нужно срочно уточнить в банке и во внутренних документах организации, кто имеет право первой и второй подписи, как оформляется замена подписанта и можно ли временно изменить полномочия. Эти вопросы лучше решить письменно: через приказ, карточки подписей, заявление в банк или иной документ, который банк потребует.
Как оформить отсутствие главного бухгалтера
Отказ главного бухгалтера выходить на работу нужно фиксировать как кадровое нарушение, а не только обсуждать устно. По разъяснениям о применении судами законодательства при рассмотрении гражданских дел о прекращении трудовых договоров прогулом признается отсутствие работника на работе без уважительных причин более трех часов в течение рабочего дня непрерывно или суммарно.
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК) предусматривает возможность увольнения за прогул по пункту 5 статьи 42 ТК. Но перед увольнением важно соблюсти процедуру, иначе спор может развернуться уже вокруг незаконного увольнения.
Практически порядок действий такой:
- Составьте акт об отсутствии главного бухгалтера на рабочем месте. В акте укажите дату, время, место, кто проверял присутствие работника и кто присутствовал при составлении акта.
- По возможности составьте акт с участием двух-трех свидетелей.
- Направьте работнику требование дать письменное объяснение причин отсутствия.
- Если работник отказывается давать объяснение или не выходит на связь, зафиксируйте это отдельным актом.
- После оценки объяснений, документов и обстоятельств принимайте решение о дисциплинарном взыскании или увольнении.
Если главный бухгалтер сообщит уважительные причины отсутствия, их нужно проверить. Увольнять за прогул можно только тогда, когда отсутствие было без уважительных причин и это подтверждается документами.
Как временно закрыть бухгалтерский участок
После срочных платежей нужно обеспечить ведение бухгалтерского учета. Закон Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" исходит из того, что главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации. Поэтому руководитель не должен оставлять учет без управления, если главный бухгалтер фактически самоустранился.
Тот же закон предусматривает, что прием и сдача дел при освобождении главного бухгалтера от должности оформляются актом. Если бухгалтер не передает дела добровольно, нужно отдельно фиксировать, какие документы, ключи, доступы и учетные данные отсутствуют, кто пытался их получить и какие меры организация предприняла.
Есть несколько рабочих вариантов:
- временно возложить обязанности главного бухгалтера на другого работника, если у него есть необходимые компетенции и это допустимо по его трудовой функции;
- заключить договор с бухгалтерской организацией или индивидуальным предпринимателем, который оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета;
- если организация коммерческая и средняя численность работников не превышает 50 человек, руководитель может вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично при соблюдении требований, предъявляемых к главному бухгалтеру.
Выбор зависит от размера организации, сложности учета, наличия налоговых и зарплатных обязательств, а также от того, какие документы и доступы фактически находятся у прежнего главного бухгалтера. На практике для малого предприятия самым быстрым вариантом часто становится договор с бухгалтерской организацией, потому что внешний специалист может сразу помочь восстановить платежи, отчетность и учетные документы.
Что зафиксировать письменно
Чтобы снизить риски для организации и руководителя, стоит собрать отдельную папку по ситуации. В нее полезно включить акты об отсутствии главного бухгалтера, требования о даче объяснений, переписку с работником, документы по платежам, обращения в банк и приказы о временном распределении обязанностей.
Если из-за отсутствия бухгалтера уже возникли просрочки, зафиксируйте даты, суммы и причины. Это не отменит ответственность организации перед работниками или банком, но поможет показать, что руководитель не бездействовал, а принимал меры для восстановления платежей и учета.
Отдельно проверьте доступы: интернет-банк, ключи ЭЦП, бухгалтерская программа, зарплатный проект, налоговые кабинеты, архив первичных документов. Если доступы оформлены только на главного бухгалтера, нужно через банк и соответствующие сервисы переоформить или восстановить их на уполномоченных лиц.
Вывод
Руководителю малого предприятия в такой ситуации нужно действовать параллельно в трех направлениях: срочно провести платежи, оформить отсутствие главного бухгалтера как кадровое нарушение и временно организовать бухгалтерский учет.
Первый звонок должен быть в банк: нужно понять, как подписать платежи через ДБО или подать платежные поручения на бумаге. Затем необходимо зафиксировать невыход главного бухгалтера актами, затребовать объяснение и при отсутствии уважительных причин рассмотреть увольнение за прогул по пункту 5 статьи 42 ТК. Одновременно нужно назначить временного ответственного, привлечь бухгалтерскую организацию или, если закон позволяет, вести учет лично.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Республики Беларусь, пункт 5 статьи 42.
- Закон Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".
- Инструкция о банковском переводе.
- Разъяснения о применении судами законодательства при рассмотрении гражданских дел о прекращении трудовых договоров.
Этот материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.