Ознакомление с приказом "под подпись" нужно для того, чтобы наниматель мог подтвердить: работнику предъявили документ, он имел возможность прочитать его содержание и знает, какие последствия или обязанности из приказа следуют. На практике подпись работника обычно ставят на самом приказе, на листе ознакомления или в журнале, если такой порядок используется у нанимателя.
Особенно строго требования работают для приказов о дисциплинарных взысканиях. По другим приказам порядок может зависеть от вида документа и внутреннего документооборота, но общий подход тот же: работнику нужно предъявить приказ, дать возможность ознакомиться с ним и зафиксировать дату и подпись.
Что считается надлежащим ознакомлением
Надлежащий минимальный вариант выглядит так: наниматель издает приказ, предъявляет его работнику, работник читает документ и ставит личную подпись с датой ознакомления. Если используется отдельный лист ознакомления, из него должно быть понятно, к какому приказу он относится: номер, дата и наименование приказа должны позволять связать подпись с конкретным документом.
Подпись лучше не собирать формально, без возможности прочитать приказ. Если потом возникнет спор, нанимателю важно показать не только наличие подписи, но и то, что работнику действительно был предъявлен конкретный документ.
Срок для приказа о дисциплинарном взыскании
Для дисциплинарных взысканий действует специальное правило статьи 199 Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК). Приказ, распоряжение, постановление, решение или протокол нанимателя о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов должен быть объявлен работнику под роспись в пятидневный срок со дня издания.
При расчете этого срока учитывают и нерабочие дни. Такой подход следует из части 4 статьи 10 ТК и разъясняется в судебной практике по применению законодательства о трудовой дисциплине и дисциплинарной ответственности работников.
Если работника не ознакомили с приказом о дисциплинарном взыскании в установленный пятидневный срок, применяется часть 6 статьи 199 ТК: работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Это может быть критично, например, когда наниматель в дальнейшем ссылается на систематичность нарушений.
Если работник отказывается расписаться
Отказ от подписи не означает, что приказ автоматически перестает действовать. Часть 7 статьи 199 ТК предусматривает специальный порядок для дисциплинарных взысканий: отказ работника от ознакомления с приказом оформляется соответствующим актом с указанием присутствующих свидетелей.
В акте обычно фиксируют дату, место, реквизиты приказа, факт предъявления приказа работнику, предложение расписаться и сам отказ от подписи. Свидетели подписывают акт, чтобы подтвердить, что работнику действительно предлагали ознакомиться с документом.
Практически лучше, чтобы свидетелей было не менее двух, поскольку это снижает риск спора о достоверности акта. Но сам текст акта должен быть конкретным: одной общей фразы "от подписи отказался" может быть недостаточно, если не видно, какой именно приказ предъявлялся и кто присутствовал.
Если работник отсутствует
Если работник отсутствует на работе, например временно нетрудоспособен, наниматель не всегда может получить подпись в день издания приказа. В судебной практике по дисциплинарным спорам встречается подход, при котором приказ может быть издан в период отсутствия работника, а ознакомление проводится в первый день после его выхода на работу.
В такой ситуации важно сохранить подтверждение причины отсутствия и даты фактического выхода. Это помогает объяснить, почему подпись работника появилась позднее, и показать, что наниматель не уклонялся от ознакомления.
Приказ о приеме на работу
Для приема на работу важна статья 25 ТК: фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя к работе должно быть письменно оформлено не позднее дня, следующего за днем допущения работника к работе.
В отношении приказа о приеме на работу закон в приведенной норме не раскрывает такую же детальную процедуру ознакомления, как для дисциплинарного взыскания. Но на практике работнику обычно дают приказ о приеме на работу для ознакомления, и он ставит подпись в день оформления или подписания соответствующих кадровых документов.
Как выстроить порядок в организации
Для обычного кадрового документооборота удобно закрепить единый алгоритм. Сначала приказ издают и регистрируют. Затем работнику предъявляют текст приказа. После прочтения работник ставит подпись и дату на приказе, листе ознакомления или в журнале. Если работник отказывается подписывать документ, составляют акт с указанием свидетелей. Если работник отсутствует, ознакомление проводят при первой реальной возможности после его выхода на работу, особенно когда речь идет о дисциплинарном взыскании.
Если приказ может повлиять на права работника, оплату труда, режим работы, ответственность или основания для последующего увольнения, формальность оформления становится особенно важной. В споре суд будет смотреть не только на текст приказа, но и на то, соблюдал ли наниматель процедуру и мог ли работник своевременно узнать о примененной мере.
Практический вывод
Ознакомление под подпись лучше оформлять так, чтобы по документам было видно три обстоятельства: какой приказ предъявлялся, когда это произошло и как отреагировал работник. Для дисциплинарных взысканий ключевое правило - пятидневный срок со дня издания приказа по статье 199 ТК, включая нерабочие дни. Если работник отказался расписаться, нужно составить акт со свидетелями; если работник отсутствовал, важно подтвердить причину и дату последующего ознакомления.
Нормативная база
- Статья 199 Трудового кодекса Республики Беларусь о порядке применения дисциплинарного взыскания и объявлении приказа работнику под роспись.
- Часть 4 статьи 10 Трудового кодекса Республики Беларусь о правилах исчисления сроков.
- Статья 25 Трудового кодекса Республики Беларусь о письменном оформлении фактического допущения к работе.
- Судебная практика по применению законодательства о трудовой дисциплине и дисциплинарной ответственности работников, включая разъяснения о пятидневном сроке, отказе от ознакомления и последствиях несвоевременного ознакомления.
Этот материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.