Перевод работника на удаленную работу в Беларуси нужно рассматривать не как устную договоренность "работать из дома", а как изменение формата выполнения трудовой функции. В трудовом законодательстве для этого используется понятие дистанционной работы.
Дистанционная работа регулируется главой 25¹ Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК), которая включает статьи 307¹-307⁵. В решении по вопросу о соответствии Конституции Республики Беларусь Закона Республики Беларусь "Об изменении законов" отмечалось, что эта глава устанавливает особенности труда работников, выполняющих дистанционную работу.
Что считается дистанционной работой
По части первой статьи 307¹ ТК дистанционной считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) для выполнения работы и взаимодействия с нанимателем.
Из этого определения следуют два практических признака. Во-первых, работник выполняет работу не на территории нанимателя. Во-вторых, связь с нанимателем, передача заданий, результатов, документов или сообщений строится через ИКТ: электронную почту, корпоративные системы, мессенджеры, видеосвязь, облачные хранилища или другие согласованные инструменты.
Если работник иногда забирает документы домой или разово выполняет задачу вне офиса, это еще не всегда означает полноценный перевод на дистанционную работу. Для оформления важен устойчивый режим работы и то, что стороны согласовали именно дистанционный формат.
Нужен ли договор или достаточно приказа
Переход на дистанционную работу обычно оформляют по соглашению сторон. На практике для этого готовят дополнительное соглашение к трудовому договору, а затем издают приказ нанимателя на основании достигнутой договоренности.
Один приказ без согласованного изменения трудового договора может быть слабым основанием, если у работника меняется порядок выполнения работы, режим взаимодействия, место работы или другие условия. Поэтому сначала стоит определить, какие именно условия меняются, и зафиксировать их письменно.
Если работник сам просит о дистанционной работе, безопаснее оформить его заявление и дополнительное соглашение. Если инициатива исходит от нанимателя, важно получить письменное согласие работника на новый формат, если речь идет не о временной организационной мере, а об изменении условий трудового договора.
Что включить в дополнительное соглашение
Глава 25¹ ТК устанавливает особенности трудового договора с дистанционным работником. Поэтому в дополнительном соглашении нужно не просто написать "перевести на удаленную работу", а описать рабочий порядок так, чтобы обе стороны понимали свои обязанности.
В соглашении обычно стоит закрепить:
- с какой даты работник выполняет дистанционную работу;
- дистанционный формат вводится постоянно или на определенный срок;
- где работник выполняет работу, если стороны хотят это конкретизировать;
- какие ИКТ используются для заданий, связи, передачи документов и результатов работы;
- как работник получает задания и в какой форме отчитывается о выполнении;
- режим рабочего времени и времени отдыха;
- порядок взаимодействия с руководителем и другими работниками;
- правила использования оборудования, программ, корпоративных учетных записей и доступа к документам;
- вопросы охраны труда, насколько они применимы к дистанционному формату.
Такая детализация важна потому, что статьи 307¹-307⁵ ТК отдельно затрагивают особенности трудового договора, прекращения трудового договора, режима рабочего времени и времени отдыха, а также охраны труда при дистанционной работе.
Режим рабочего времени
При дистанционной работе не стоит оставлять режим полностью неопределенным. Если работник сохраняет прежний график, это можно прямо указать. Если стороны договариваются о другом режиме, нужно описать, когда работник должен быть на связи, как учитывается рабочее время и как соблюдается время отдыха.
Особенно важно отделить рабочие каналы связи от личного времени. Если наниматель ожидает, что работник отвечает на сообщения в определенные часы, это лучше зафиксировать. Если работник самостоятельно распределяет время в пределах установленной нормы, это также нужно написать прямо.
Чем подробнее согласован режим, тем меньше риск спора о прогулах, несвоевременном выполнении заданий, переработках или доступности работника вне рабочего времени.
Оборудование, доступы и документы
Для дистанционной работы нужно заранее решить, за счет чего работник выполняет обязанности: на оборудовании нанимателя, на собственном компьютере или в смешанном формате. Если используются корпоративные программы, электронная почта, электронный документооборот или облачные сервисы, порядок доступа стоит описать в соглашении или локальных документах.
Отдельно полезно зафиксировать:
- кто предоставляет компьютер, телефон, программное обеспечение и иные средства;
- как передаются логины, пароли, ключи доступа и корпоративные учетные записи;
- какие требования действуют к защите информации;
- каким способом работник получает внутренние документы и подтверждает ознакомление с ними;
- как возвращается оборудование при прекращении дистанционной работы или увольнении.
Если эти вопросы оставить устными, спор может возникнуть не только о трудовой дисциплине, но и о сохранности имущества, доступе к рабочим материалам и конфиденциальности.
Приказ о переводе на дистанционную работу
После подписания дополнительного соглашения наниматель обычно издает приказ. В приказе можно указать основание: заявление работника или соглашение сторон, реквизиты дополнительного соглашения, дату начала дистанционной работы и срок, если он установлен.
Работника нужно ознакомить с приказом в установленном у нанимателя порядке. Если документооборот ведется электронно, важно использовать тот способ ознакомления, который принят в организации и позволяет подтвердить, что работник получил документ.
Сам приказ должен соответствовать дополнительному соглашению. Если в соглашении указан один срок или режим, а в приказе другой, это создаст ненужный риск спора.
Если дистанционная работа вводится временно
Если стороны хотят перейти на удаленный формат временно, это нужно прямо прописать: дату начала, дату окончания или условие, при наступлении которого работник возвращается к прежнему формату. Например, можно указать, что дистанционная работа вводится на определенный период, после чего прежний порядок работы возобновляется, если стороны не договорятся иначе.
При постоянном переводе формулировки должны быть другими: новый формат становится частью условий трудового договора до последующего изменения по соглашению сторон или в ином порядке, предусмотренном трудовым законодательством.
Что проверить перед оформлением
Перед подписанием документов стоит проверить актуальный текст главы 25¹ ТК и локальные акты нанимателя. Особенно важны правила о трудовом договоре с дистанционным работником, режиме рабочего времени, времени отдыха и охране труда.
Работнику стоит внимательно прочитать, не меняются ли вместе с дистанционным форматом другие условия: должность, трудовая функция, размер оплаты, график, обязанности, порядок контроля или основания прекращения трудового договора. Если меняется только место и способ взаимодействия, документы должны отражать именно это. Если меняется больше, нужно отдельно оценивать каждое условие.
Нанимателю важно, чтобы документы не выглядели формальными. В них должны быть понятны дата перехода, правовое основание, режим, каналы связи, порядок постановки задач и правила работы с оборудованием и информацией.
Вывод
Перевод на удаленную работу в Беларуси лучше оформлять как переход на дистанционную работу по главе 25¹ ТК. Базовый комплект обычно включает заявление или иную письменную инициативу, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ нанимателя.
Ключевой документ - дополнительное соглашение. В нем нужно закрепить дату перехода, срок дистанционного формата, режим работы, порядок взаимодействия через ИКТ, использование оборудования, доступ к документам и вопросы охраны труда. Перед подписанием стоит сверить условия с актуальными статьями 307¹-307⁵ ТК и внутренними документами нанимателя.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Республики Беларусь, глава 25¹, статьи 307¹-307⁵ о дистанционной работе.
- Статья 307¹ Трудового кодекса Республики Беларусь в части определения дистанционной работы.
- Решение по вопросу о соответствии Конституции Республики Беларусь Закона Республики Беларусь "Об изменении законов" в части указания на регулирование дистанционной работы главой 25¹ ТК.
Этот материал носит информационный характер и не является юридической консультацией.